Sie haben jahrelang mit Excel gearbeitet. Ihre Berichte funktionieren. Warum also wechseln? Die kurze Antwort: Weil Excel Sie mehr kostet, als Sie denken - und Power BI Ihnen mehr bietet, als Sie erwarten.
Wann ist der richtige Zeitpunkt für die Migration?
Die Migration zu Power BI lohnt sich, wenn mindestens drei dieser Punkte zutreffen:
- Sie verbringen mehr als 5 Stunden/Woche mit Berichtserstellung
- Mehrere Personen arbeiten an denselben Excel-Dateien
- Ihre Excel-Dateien sind grösser als 10 MB
- Sie kopieren regelmässig Daten zwischen Systemen
- Führungskräfte wünschen sich aktuellere Zahlen
- “Welche Version ist die richtige?” ist eine häufige Frage
Wenn Sie bei drei oder mehr Punkten genickt haben: Lesen Sie weiter.
Was Power BI besser macht
1. Automatische Datenaktualisierung
Excel: Daten manuell exportieren, in Excel einfügen, Formeln prüfen.
Power BI: Datenquellen einmal verbinden, danach automatische Aktualisierung (stündlich, täglich, wöchentlich).
2. Interaktive Dashboards
Excel: Statische Tabellen und Diagramme. Für Detailansichten neue Berichte erstellen.
Power BI: Klicken Sie auf ein Segment, und alle verbundenen Visualisierungen filtern sich automatisch. Drill-Down bis zur einzelnen Transaktion.
3. Zentrale Wahrheitsquelle
Excel: Kopien auf lokalen Laufwerken, per E-Mail verschickt, verschiedene Versionen.
Power BI: Ein Dashboard in der Cloud. Alle sehen dieselben aktuellen Zahlen.
4. Mobile Verfügbarkeit
Excel: Am Handy praktisch unbrauchbar.
Power BI: Native Apps für iOS und Android. Kennzahlen unterwegs checken.
Die typische Excel-Landschaft in Schweizer KMU
Nach meiner Erfahrung sieht es in vielen Unternehmen so aus:
| Bereich | Excel-Nutzung | Aufwand/Monat |
|---|---|---|
| Finanzen | Monatsberichte, Budgetvergleich | 20+ Stunden |
| Verkauf | Pipeline, Prognosen, Provisionen | 15+ Stunden |
| Lager | Bestandsübersichten, Bestellplanung | 10+ Stunden |
| Personal | Absenzen, Überstunden, Headcount | 8+ Stunden |
| Geschäftsleitung | Konsolidierte Kennzahlen | 5+ Stunden |
Gesamtaufwand: 50-80 Stunden/Monat
Mit Power BI reduziert sich dieser Aufwand typischerweise auf 10-15 Stunden - hauptsächlich für Analyse statt Berichtserstellung.
Migrations-Strategie: Schritt für Schritt
Phase 1: Inventar erstellen (1-2 Tage)
Bevor Sie migrieren, müssen Sie wissen, was existiert:
-
Alle Excel-Berichte sammeln
- Netzlaufwerke durchsuchen
- E-Mails nach Anhängen durchforsten
- Mitarbeiter befragen
-
Für jeden Bericht dokumentieren:
- Wer erstellt ihn? (Owner)
- Wie oft? (Frequenz)
- Wer nutzt ihn? (Zielgruppe)
- Welche Datenquellen? (Herkunft)
- Wie lange dauert die Erstellung? (Aufwand)
-
Priorisieren nach:
- Höchstem Zeitaufwand
- Meisten Nutzern
- Wichtigkeit für Entscheidungen
Phase 2: Datenquellen klären (2-3 Tage)
Power BI kann sich mit über 100 Datenquellen verbinden. Typische Quellen in Schweizer KMU:
| Quelle | Verbindungsart | Komplexität |
|---|---|---|
| Excel-Dateien | Direkt | Einfach |
| SQL Server | Direkt | Mittel |
| SAP Business One | via Connector | Mittel |
| Abacus | via Export/API | Mittel-Hoch |
| Bexio | via API | Mittel |
| Shopify/WooCommerce | via Connector | Einfach |
Wichtig: Klären Sie mit Ihrer IT, ob Direktverbindungen möglich sind oder ob Sie Datenexporte benötigen.
Phase 3: Datenmodell designen (3-5 Tage)
Der häufigste Fehler: Excel-Tabellen 1:1 nach Power BI kopieren. Stattdessen:
-
Sternschema erstellen
- Fakten-Tabellen (Transaktionen, Bewegungen)
- Dimensions-Tabellen (Kunden, Produkte, Zeit)
-
Beziehungen definieren
- Primärschlüssel identifizieren
- Verknüpfungen zwischen Tabellen erstellen
-
Berechnungen zentralisieren
- DAX-Measures für KPIs erstellen
- Berechnungslogik dokumentieren
Phase 4: Dashboards bauen (1-2 Wochen)
Beginnen Sie mit dem wichtigsten Bericht:
- Layout skizzieren (Papier reicht)
- Visualisierungen auswählen
- Filter und Slicer definieren
- Design konsistent halten (Farben, Fonts)
- Mobile Ansicht optimieren
Phase 5: Testen und schulen (1 Woche)
-
Zahlen validieren
- Power BI vs. Excel für denselben Zeitraum
- Abweichungen klären und dokumentieren
-
Benutzer einbinden
- Feedback einholen
- Schulung durchführen
- Dokumentation erstellen
-
Parallelbetrieb
- 2-4 Wochen beide Systeme führen
- Vertrauen aufbauen
Typische Fallstricke vermeiden
1. “Alles auf einmal” migrieren
Problem: Überforderung, lange Projektdauer, hohe Kosten.
Lösung: Start mit einem wichtigen Bericht. Erfolg zeigen. Dann erweitern.
2. Excel-Logik 1:1 übernehmen
Problem: Power BI funktioniert anders als Excel. Verschachtelte IF-Formeln werden zu DAX-Albträumen.
Lösung: Denken Sie das Datenmodell neu. Nutzen Sie die Stärken von Power BI.
3. Zu viele KPIs auf einem Dashboard
Problem: Informationsüberflutung. Niemand weiss, wo hinschauen.
Lösung: 5-7 KPIs pro Dashboard. Weniger ist mehr. Drill-Down für Details.
4. Keine Datenqualitätsprüfung
Problem: “Garbage in, garbage out” - schlechte Daten bleiben schlechte Daten.
Lösung: Datenqualitätsregeln implementieren. Fehlerhafte Datensätze kennzeichnen.
5. Vernachlässigung der Schulung
Problem: Das beste Dashboard nützt nichts, wenn niemand es nutzt.
Lösung: Zeit für Schulung einplanen. Champions im Team aufbauen.
ROI-Berechnung für Ihr Unternehmen
Beispiel: Mittelgrosses Schweizer Produktionsunternehmen
Ausgangslage:
- 50 Mitarbeiter
- 40 Stunden/Monat für Excel-Reporting
- Stundensatz: CHF 70
Monatliche Kosten Excel:
- 40h × CHF 70 = CHF 2’800
- Plus: Opportunitätskosten (verzögerte Entscheidungen)
- Plus: Fehlerkosten (falsche Daten → falsche Entscheidungen)
Mit Power BI:
- 10 Stunden/Monat für Analyse = CHF 700
- Power BI Pro: CHF 10/User × 10 User = CHF 100
- Monatliche Kosten: CHF 800
Einsparung: CHF 2’000/Monat = CHF 24’000/Jahr
Einmalige Investition:
- Implementierung: CHF 8’000-15’000
- Schulung: CHF 2’000-4’000
Amortisation: 5-9 Monate
Checkliste für Ihre Migration
Vor dem Start
- Management-Buy-in eingeholt
- Budget freigegeben
- Projektverantwortlicher benannt
- Berichts-Inventar erstellt
- Priorisierung abgeschlossen
Während der Umsetzung
- Datenquellen dokumentiert
- Datenmodell erstellt
- Erstes Dashboard gebaut
- Zahlen validiert
- Feedback eingeholt
Nach dem Go-Live
- Schulungen durchgeführt
- Dokumentation erstellt
- Parallelbetrieb abgeschlossen
- Erfolge gemessen
- Nächste Dashboards geplant
Fazit
Die Migration von Excel zu Power BI ist keine technische Übung - es ist eine Transformation, wie Ihr Unternehmen mit Daten arbeitet. Der Aufwand lohnt sich, wenn Sie strukturiert vorgehen und die typischen Fehler vermeiden.
Starten Sie klein, zeigen Sie Erfolge, und bauen Sie von dort aus.
Brauchen Sie Unterstützung bei Ihrer Power BI Migration? Vereinbaren Sie ein kostenloses Beratungsgespräch.
Emanuel Flury hat dutzende Excel-zu-Power BI Migrationen in Schweizer KMU begleitet - mit Fokus auf schnelle Resultate und messbaren ROI.