“Sollten wir RPA oder KI verwenden?” ist eine der häufigsten Fragen, die ich von Schweizer Unternehmen erhalte, die Automatisierung erkunden. Die Antwort ist, wie bei den meisten Technologieentscheidungen, “es kommt darauf an.” Lassen Sie uns aufschlüsseln, wann welcher Ansatz sinnvoll ist.
Die Grundlagen verstehen
Was ist RPA?
Robotic Process Automation (RPA) verwendet Software-”Bots”, um menschliche Interaktionen mit Computersystemen nachzuahmen:
- Schaltflächen klicken
- Daten kopieren und einfügen
- Formulare ausfüllen
- Dateien verschieben
- E-Mails senden
Hauptmerkmal: RPA folgt expliziten Regeln. Wenn A passiert, tue B. Es “denkt” nicht - es führt vordefinierte Schritte aus.
Was ist KI-Automatisierung?
KI-Automatisierung verwendet maschinelles Lernen und grosse Sprachmodelle (wie Claude) um:
- Natürliche Sprache zu verstehen
- Entscheidungen basierend auf Mustern zu treffen
- Unstrukturierte Daten zu verarbeiten
- Aus Beispielen zu lernen
- Inhalte zu generieren
Hauptmerkmal: KI kann mit Mehrdeutigkeit und Variabilität umgehen. Sie interpretiert Absichten, nicht nur Anweisungen.
Wann RPA verwenden
RPA zeichnet sich in Szenarien mit diesen Merkmalen aus:
Hohes Volumen, konsistente Prozesse
Wenn Sie 1’000 Rechnungen pro Monat verarbeiten und alle dem gleichen Format folgen, ist RPA perfekt. Der Bot kann:
- Sich in Ihr Buchhaltungssystem einloggen
- Zum Rechnungseingabe-Bildschirm navigieren
- Daten aus standardisierten Dokumenten eingeben
- Absenden und zum nächsten wechseln
Stabile Systeme und Prozesse
RPA-Bots interagieren mit Bildschirmen. Wenn Ihre Software ihre Oberfläche ändert, bricht der Bot. Verwenden Sie RPA wenn:
- Systeme stabil sind (nicht häufig aktualisiert)
- Prozesse sich selten ändern
- Benutzeroberflächen konsistent sind
Regelbasierte Entscheidungsfindung
Wenn Entscheidungen expliziten Regeln ohne Ausnahmen folgen:
- Wenn Rechnung < CHF 1’000, automatisch genehmigen
- Wenn Kundenstufe = Gold, 10% Rabatt anwenden
- Wenn Zahlung > 30 Tage überfällig, Erinnerung senden
Keine Interpretation erforderlich
RPA funktioniert am besten, wenn Daten strukturiert sind und die Bedeutung offensichtlich ist:
- Feld A in Feld B kopieren
- Spalte C zu Spalte D addieren
- Wenn Status = “Abgeschlossen”, in Ordner X verschieben
Wann KI verwenden
KI glänzt in anderen Szenarien:
Unstrukturierte Daten
Wenn Informationen nicht in ordentlichen Formaten kommen:
- E-Mails: Anfragen, Stimmung, Dringlichkeit verstehen
- Dokumente: Verträge, Berichte, PDFs ohne Standardlayout
- Gespräche: Chat-Nachrichten, Meeting-Transkripte
Variable Prozesse
Wenn sich das “Wie” ändert, auch wenn das “Was” gleich bleibt:
- Kundenanfragen (unendliche Variationen)
- Dokumentenanalyse (verschiedene Formate, Sprachen)
- Qualitätsbewertung (subjektives Urteil)
Inhaltserstellung
Wenn Sie erstellen müssen, nicht nur Daten bewegen:
- Antworten entwerfen
- Berichte schreiben
- Dokumente zusammenfassen
- Inhalte übersetzen
Komplexe Entscheidungsfindung
Wenn Entscheidungen das Abwägen mehrerer Faktoren erfordern:
- Support-Tickets priorisieren
- Nächste Aktionen empfehlen
- Anomalien identifizieren
- Risiken bewerten
Die Vergleichsmatrix
| Kriterium | RPA | KI |
|---|---|---|
| Setup-Komplexität | Mittel | Mittel-Hoch |
| Wartungsbedarf | Hoch (UI-Änderungen brechen Bots) | Mittel (periodisches Neutraining) |
| Ausnahmebehandlung | Schlecht (scheitert bei Unerwartetem) | Gut (kann sich anpassen) |
| Strukturierte Daten | Ausgezeichnet | Gut |
| Unstrukturierte Daten | Schlecht | Ausgezeichnet |
| Entscheidungsfindung | Nur regelbasiert | Musterbasiert, kontextbezogen |
| Inhaltserstellung | Keine | Ausgezeichnet |
| Kosten pro Transaktion | Sehr niedrig | Niedrig-Mittel |
| Anfangsinvestition | Mittel | Mittel-Hoch |
| Skalierbarkeit | Linear (mehr Bots) | Effizient (einzelnes Modell) |
Der hybride Ansatz
Die erfolgreichsten Automatisierungen kombinieren oft beides:
Beispiel: Rechnungsverarbeitung
- KI-Phase: Daten aus Rechnungen extrahieren (jedes Format, jede Sprache)
- RPA-Phase: Extrahierte Daten ins Buchhaltungssystem eingeben
- KI-Phase: Anomalien identifizieren, die menschliche Prüfung erfordern
- RPA-Phase: Markierte Rechnungen an entsprechenden Prüfer weiterleiten
Beispiel: Kundensupport
- KI-Phase: Kundenanfrage verstehen, Absicht bestimmen
- RPA-Phase: Kundenhistorie im CRM nachschlagen
- KI-Phase: Passende Antwort entwerfen
- RPA-Phase: Ticket-Status aktualisieren, Interaktion protokollieren
Entscheidungsrahmen für die Praxis
Stellen Sie diese Fragen, um Ihren Ansatz zu bestimmen:
1. Wie sehen die Daten aus?
- Strukturiert (Formulare, Datenbanken, Excel) → RPA oder KI
- Unstrukturiert (E-Mails, Dokumente, Bilder) → KI
2. Wie variabel ist der Prozess?
- Hochgradig konsistent → RPA
- Variabel aber vorhersagbare Muster → KI
- Komplett unvorhersehbar → Mensch (mit KI-Unterstützung)
3. Was passiert bei Fehlern?
- Geringe Unannehmlichkeit → Beide Ansätze
- Signifikante Geschäftsauswirkung → KI (widerstandsfähiger) oder menschliche Aufsicht
4. Wie oft ändern sich Systeme?
- Selten (< 2x/Jahr) → RPA ist ok
- Häufig → KI ist wartungsfreundlicher
5. Brauchen Sie Inhaltserstellung?
- Ja → KI erforderlich
- Nein → Beide Ansätze
Die Realität für Schweizer KMU
Für die meisten Schweizer KMU hier meine Empfehlung:
Beginnen Sie mit KI für:
- E-Mail-Handling
- Dokumentenanalyse
- Berichtsgenerierung
- Kundenkommunikation
Verwenden Sie RPA für:
- Systemintegrationen (wenn APIs nicht verfügbar sind)
- Hochvolumen-Dateneingabe
- Legacy-System-Automatisierung
- Geplante Stapelverarbeitungen
Verwenden Sie Mensch + KI für:
- Kundenberatung
- Komplexe Verhandlungen
- Strategische Entscheidungen
- Beziehungsmanagement
Kostenüberlegungen
RPA-Kosten
- Tools: UiPath, Blue Prism, Power Automate (CHF 500-2’000/Monat)
- Entwicklung: CHF 1’000-3’000 pro Bot
- Wartung: 15-25% der Entwicklungskosten jährlich
KI-Kosten
- API-Nutzung: CHF 0.01-0.10 pro 1’000 verarbeitete Wörter
- Entwicklung: CHF 2’000-5’000 pro Workflow
- Wartung: 10-15% der Entwicklungskosten jährlich
Hybrid-Überlegungen
- Höhere anfängliche Setup-Kosten
- Niedrigere langfristige Wartung
- Bessere Zuverlässigkeit und Flexibilität
- Optimal für komplexe Prozesse
Die Zukunft ist kollaborativ
Die Unterscheidung zwischen RPA und KI verschwimmt. Moderne Plattformen kombinieren zunehmend beides:
- Microsoft Power Automate: RPA-Flows mit AI Builder
- UiPath: KI-Fähigkeiten zu traditionellem RPA hinzufügen
- Claude + Custom Scripts: KI-Reasoning mit programmatischer Ausführung
Die Gewinnerstrategie ist nicht, sich für eines zu entscheiden - es geht darum zu verstehen, welches Werkzeug wo anzuwenden ist.
Erste Schritte
Meine Empfehlung für Schweizer Unternehmen, die neu in der Automatisierung sind:
- Beginnen Sie mit KI für einen Kommunikations-Workflow (E-Mail, Berichte)
- Messen Sie Ergebnisse über 4-6 Wochen
- Fügen Sie RPA hinzu für Systemintegrationsbedürfnisse
- Iterieren Sie basierend auf dem Gelernten
Der Schlüssel ist, irgendwo anzufangen. Analyse-Paralyse ist die grösste Barriere für Automatisierungserfolg.
Bereit, den richtigen Automatisierungs-Mix für Ihr Unternehmen zu bestimmen? Lassen Sie uns Ihre Prozesse gemeinsam analysieren.
Emanuel Flury hilft Schweizer KMU, die Automatisierungslandschaft zu navigieren und praktische Lösungen zu implementieren, die KI und traditionelle Automatisierung für maximale Geschäftswirkung kombinieren.