Finanzprozess-Automatisierung
Monatsabschluss-Optimierung für Schweizer Fertigung
Der Monatsabschluss wurde von einem 12-Tage-Marathon zu einem optimierten 5-Tage-Prozess. — Anonymisierter Kunde, Präzisionsfertigung, Region Zürich
Zusammenfassung
Geschätzte Ergebnisse
| Metrik | Vorher | Nachher | Verbesserung |
|---|---|---|---|
| Monatsabschluss | 12 Tage | 5 Tage | -58% |
| Abstimmungszeit | 16 Stunden | 4 Stunden | -75% |
| Abweichungsanalyse | 8 Stunden | 1.5 Stunden | -81% |
| Berichtserstellung | 6 Stunden | 30 Min. | -92% |
| Fehlerquote | 4.2% | 0.3% | -93% |
| Jährliche Kosteneinsparung | — | CHF 48'000 | — |
Die Herausforderung
Ein Präzisionsfertigungsunternehmen mit 40+ Jahren Geschichte kämpfte mit veralteten Monatsabschlussprozessen:
Manuelle Abstimmung
Bankabstimmung über 3 Konten, Kreditoren-/Debitoren-Abgleich mit 200+ Lieferanten und Kunden, Bestandsabstimmung gegen physische Zählungen—alles in Excel mit manuellem Querverweisen.
Engpass bei Abweichungsanalyse
Budget-Ist-Analyse erforderte Datenexport aus SAP, Neuformatierung in Excel, manuelle Identifikation von Abweichungen und Schreiben von Erklärungen. Der Controller verbrachte Tage damit.
Chaos bei Berichtszusammenstellung
Executive-Berichte wurden aus 7 verschiedenen Datenquellen zusammengestellt. Jeden Monat erstellte der CFO manuell GuV, Bilanz, Cashflow und KPI-Berichte in PowerPoint.
Im Blindflug
Management traf Entscheidungen nach Bauchgefühl, weil Daten zu schwer zugänglich waren. Auslastungsraten, Pipeline-Gesundheit und Rentabilität nach Geschäftsbereich waren bis zu Quartalsberichten Rätsel.
Der Wendepunkt
Als die Controllerin ihre Pensionierung ankündigte, erkannte der CFO, dass das institutionelle Wissen in Excel-Makros und manuellen Prozessen verloren gehen würde. Sie mussten systematisieren und automatisieren, bevor es zu spät war.
Die Lösung
Mit der eflury Method™ implementierten wir einen phasenweisen Automatisierungsansatz über 8 Wochen.
Automatisierte Abstimmungs-Engine
Wir bauten ein Claude-gestütztes Abstimmungssystem, das:
- Bankauszüge automatisch via SWIFT/MT940 importiert
- Transaktionen mittels Fuzzy-Logik gegen SAP-Einträge abgleicht
- Ausnahmen zur manuellen Prüfung markiert statt manuell abzugleichen
- Abstimmungsberichte mit Abweichungserklärungen generiert
Intelligente Abweichungsanalyse
Wir erstellten einen Claude Skill, der:
- Budget- und Ist-Daten automatisch aus SAP abruft
- Abweichungen nach Kostenstelle, Projekt und Sachkonto berechnet
- Natürlichsprachliche Erklärungen für signifikante Abweichungen generiert
- Untersuchungsprioritäten basierend auf Wesentlichkeit vorschlägt
Executive-Reporting-Dashboard
Implementierung von Power BI mit KI-gestützter Narrativgenerierung:
- Echtzeit-Verbindung zu SAP Business One
- Automatisierte GuV, Bilanz und Cashflow-Statements
- KPI-Dashboard mit Drill-Down-Fähigkeit
- Claude-generierte Zusammenfassung für jeden Bericht
Abschlusskalender-Automatisierung
Wir bauten ein Workflow-Orchestrierungssystem:
- Automatisierte Aufgabenplanung und Abhängigkeiten
- Slack-Benachrichtigungen für Aufgabenabschluss und Blocker
- Fortschritts-Tracking-Dashboard für CFO-Visibilität
- Historische Abschlussmetriken für kontinuierliche Verbesserung
Detaillierte Ergebnisse
Zeitersparnis
Das Team konzentriert sich jetzt auf Analyse und Strategie statt auf Dateneingabe und Abstimmung.
Finanzielle Auswirkung
Reduzierte Überstunden, eliminierte Temporärkräfte beim Abschluss, vermiedene Nachbesetzung der pensionierten Controllerin.
Datenqualität
Von 4.2% auf 0.3% Fehlerquote. Prüfer notierten "signifikant verbesserte Kontrollen" in der Jahresprüfung.
Entscheidungsgeschwindigkeit
Management erhält Finanzdaten jetzt bis Tag 5 statt Tag 12—ermöglicht schnellere strategische Entscheidungen.
Return on Investment
Das Finanzteam des Kunden berichtete von erheblichen Zeiteinsparungen nach der Implementierung, wodurch der Fokus von manueller Monatsabschluss-Verarbeitung auf strategische Finanzanalyse verlagert werden konnte.
Kundendaten auf Wunsch anonymisiert. Dies ist eine Zusammenfassung berichteter Ergebnisse, kein direktes Zitat. Implementierung abgeschlossen Q2 2024.
Technische Umsetzung
Datensicherheit
Alle Finanzdaten verbleiben in der Schweiz (Azure Schweiz Nord). Die Implementierung entspricht dem Schweizer DSG, der DSGVO und den branchenüblichen SOC-2-Kontrollen. Keine Finanzdaten werden an externe KI-Anbieter gesendet—Claude verarbeitet nur anonymisierte Abweichungsbeschreibungen.
Bereit, Ihre Finanzprozesse zu transformieren?
Wenn Ihr Finanzteam mehr Zeit mit Dateneingabe als mit Analyse verbringt, können wir helfen.